Manajemen Personel, Produk dan Proses

Manajemen Personel, Produk dan Proses

 

Manajemen Personel, Produk dan Proses

Manajemen proyek perangkat lunak mengatur 4 hal penting: personel, produk, proses dan proyek. Empat hal ini berurutan mulai dari yang paling penting. Personel merupakan mendapat tempat paling penting karena tanpa personel yang baik dan tepat maka 3 hal lain tidak bisa berjalan dengan baik.

Katagori Personel

Proses pembangunan Perangkat Lunak melibatkan banyak personel. Personel-personel ini digambarkan seperti pemain, dan dikatagorikan dalam 5 katagori pemain:

  1. Manajer senior : yang menentukan usaha yang dikerjakan, dan pemegang keputusandalam proyek.
  1. Manajer proyek (teknis)– pemimpin tim: yang membuat rencana,memotivasi, mengatur dan mengendalikan praktisi yang mengerjakan perangkat lunak
  2. Praktisi : yang mengerjakan perangkat lunak
  3. Klien : yang menentukan kebutuhan perangkat lunak dan pihak lain yang berkaitan dengan hasil produk
  4. Pengguna perangkat lunak : yang berinteraksi langsung dengan perangkat lunak yang dibangun.

Efektifitas kerja masing-masing personel di atas harus diusahakan oleh pemimpin tim. Pemimpin tim ini yang mengatur tim proyek agar dapat memberikan yang terbaik dari masing-masing personel.

Pemimpin Tim

Pemimpin Tim Perangkat Lunak disini adalah manager proyek. Seorang pemimpin tim diharuskan mempunyai ketrampilan memimpin yang cukup. Seseorang tidak menjadi pemimpin tim secara kebetulan tapi sungguh-sungguh karena punya kemampuan. Kemampuan yang dibutuhkan dalam kepemimpinan seperti:

  • Mampu memotivasi
  • Mampu berorganisasi : mengatur proses yang ada atau membuat yang baru dalam rangka mewujudkan ide/konsep menjadi produk
  • Mampu mendorong keluarnya ide-ide baru: memberi dorongan,
  • Menciptakan situasi yang kondusif untuk lahirnya ide baru
  • Mencari penyelesaian masalah (problem solving): mampu menganalisa masalah-masalah teknis ataupun manajemen/organisasi kemudian mendapatkan jalan keluar atau memotivasi anggota untuk mampu menyelesaikan masalah.
  • Akomodatif terhadap perubahan yang mungkin terjadi
  • Mampu menjadi manajer: menggunakan wewenangnya pada saat yang tepat, atau memberikan kebebasan pada anggota timnya jika diperlukan
  • Mampu menghargai kerja: menghargai hasil yang dicapai, ide yang dilontarkan dan pendapat yang diajukan oleh anggota timnya
  • Mampu mengenali tim: mampu “membaca” dan memahami anggota timnya.
  • Mampu memenuhi kebutuhan tim dan bertahan dalam tekanan yang tinggi.

Tim Perangkat Lunak (Software Team)

Struktur organisasi dalam tim ini bisa mengadaptasi dari banyak struktur organisasi yang sudah ada. Berikut beberapa pilihan pembagian tugas/penugasan yang bisa diterapkan untuk tim perangkat lunak yang terdiri dari n personel yang bekerja selama k tahun:

  1. personel ditugaskan untuk sejumlah m tugas yang berbeda dengan sedikit tugas gabungan koordinasi adalah tugas dari manajer yang mungkin saja punya 6 proyek lainnya.
  2. personel di tugaskan untuk sejumlah m tugas yang berbeda dengan m < n sehingga terbentuk tim informal. Pemimpin tim khusus perlu ada koordinasi antar tim adalah tanggung jawab manajer
  3. personel dibagi menjadi sejumlah t tim. Tiap tim ditugaskan mengerjakan satu atau lebih tugas. Tiap tugas mempunyai struktur yang ditentukan sebelumnya bagi semua tim koordinasi dikendalikan oleh tim dan manager

Sekalipun masing-masing pilihan punya argumentasi sendiri-sendiri, namun dari pengamatan yang dilakukan, pilihan no 3 dianggap lebih produktif. Cara atau gaya manajemen, jumlah personel, tingkat kemampuan para personel dan masalah-masalah yang dihadapi tim menentukan bentuk struktur organisasi yang bisa diterapkan.

Team Perangkat Lunak mengumpulkan ide dan opini untuk rancangan teknis dan implementasi dari bermacam-macam audien termasuk vendor-vendor perangkat lunak. Solusi-solusi kandidat diidentifikasi dan dikelompokkan menurut berbagai macam kriteria. Perlu diperhatikan bahwa beberapa organisasi modern memiliki teknologi informasi dan standard arsitektur yang membatasi sejumlah kandidat solusi yang dipertimbangkan dan dianalisa.

Setelah solusi-solusi kandidat diidentifikasi, selanjutnya dievaluasi kelayakannya yang mencakup kelayakan teknis, operasional, ekonomi, jadwal, dan resiko. Kelayakan teknis mengevaluasi apakah solusi secara teknis dapat diterapkan, dan apakah staff memiliki keahlian teknis untuk merancang dan membangun solusi tersebut. Kelayakan operasional mengevaluasi apakah solusi memenuhi kebutuhan penguna, bagaimana solusi merubah lingkungan kerja pengguna, dan bagaimana perasaan pengguna dengan solusi tersebut. Kelayakan ekonomi mengevaluasi apakah keuntungan yang diperoleh dari solusi yang ditawarkan memberi manfaat yang lebih besar dari biaya untuk pengembangannya. Kelayakan jadwal mengevaluasi apakah solusi dapat dirancang dan diimplementasikan dalam periode waktu yang disediakan.

Kelayak resiko mengevaluasi seberapa besar tingkat keberhasilan implementasi denganmenggunakan pendekatan dan teknologi yang dipilih.

Team Perangkat Lunak akan melihat solusi yang paling layak, yakni solusi yang memberikan kombinasi terbaik dari kelayakan secara teknis, operasional, ekonomis, jadwal, dan resiko. Suatu solusi kandidat mungkin akan memberikan kelayakan terbaik pada kriteria tertentu. Namun, solusi kandidat yang dipilih adalah yang memberikan kelayakan terbaik untuk semua kriteria.

Semua kegiatan analisa diatas, dituangkan dalam dokumentasi yang disebut System Proposal, dokumentasi yang harus dihasilkan pada tahap ini.

Dokumentasi ini biasanya dilengkapi juga dengan Application Architecture.

Ada beberapa kemungkinan tanggapan dari Pemilik sistem terhadap system proposal

ini, yaitu :

– Menyetujui dan mendanai proposal sistem untuk dilanjutkan ke tahap

– perancangan dan konstruksi (termasuk kemungkinan memodifikasi

– anggaran dan penjadwalan jika merubah cakupan secara signifikan).

– Menyetujui dan mendanai satu dari alternatif solusi kandidat.

– Menolak semua solusi kandidat dan membatalkan proyek atau

– kembali dengan rekomendasi baru.

Bentuk lain dari proposal system adalah Request For Systsem Proposal (RFP). RFP dibutuhkan sebagai rekomendasi pembelian perangkat keras ataupun perangkat lunak sebagai solusi yang dipilih. Jadi ini berlawanan dengan sistem yang dibangun sendiri (in-house).